After Sales Portal für die Gas Industrie

Ersatzteilbeschaffung

Die Instandhaltung von industriellen Gasanlagen ist nicht nur aus technischer Sicht eine ständige Herausforderung, sondern auch aus wirtschaftlicher Sicht. Ersatzteile und Komponenten können schnell 6-stellige Beträge kosten und Monate Lieferzeit mit sich bringen. Hinzu kommt: Je älter eine Anlage ist, desto schwieriger wird es passende Ersatzteile zu finden:

• Das Original-Ersatzteil wird nicht mehr hergestellt
  
• Die Herstellerfirma ist nicht mehr auf dem Markt oder firmiert unter einem anderen Namen
  
• Normen haben sich geändert
  
  

Hat man endlich ein passendes Ersatzteil gefunden, will der Ingenieur natürlich Vergleichsangebote einholen. Da z.B. die Typenbezeichnungen für dasselbe Produkt von Hersteller zu Hersteller variieren können, ist eine sehr große Expertise und viel Zeitaufwand notwendig, um weitere vergleichbare Angebote einholen zu können.

Unser Kunde entwickelt und betreibt industrielle Anlagen seit über 100 Jahren und besitzt somit ein unschlagbares Know-How und den besten Zugang in den Ersatzteilmarkt.

Release 1: Ersatzteil Marktplatz

Der erste Release begann mit mehreren Kunden- und Benutzer-Interviews. Insbesondere das Feature, mehrere Angebote für ein Ersatzteil zu erhalten, kam sehr gut an. Nach drei Prototyp-Validierungs-Runden, stand das Konzept für die Umsetzung des MVPs. Der dann auch erfolgreich nach 3 Monaten Entwicklungszeit gelauncht werden konnte.

Um den Entwicklungsaufwand im ersten Release gering zu halten, hatten wir den Fokus auf den Kunden gesetzt. Das Backoffice Team hatte die Maßgabe Problem Ad-Hoc zu lösen und Probleme zu dokumentieren.

Release 2: Optimierung Backoffice

Für den Release 2 analysierten wir verstärkt den Backoffice Prozess, in dem wir Ingenieure über die Schulter schauten: Der bei weitem größte Zeitfresser war das Suchen von Spezifikationen in der Anlagendokumentation. Es gab zwar eine Dokumentensuche, diese war aber für den Anwendungsfall nicht optimal:

• Das Suchergebnis besagte, dass zwar besagter Begriff im Dokument vorhanden sei aber nicht auf welcher Seite (Es gab viele Dokumente mit +1000 Seiten)
  
• Da Typenbezeichnungen von Ersatzteilen in der Dokumentation variieren können, waren oft mehrere Suchen notwendig um Dokumente zu identifizieren (Leerzeichen, Punkte oder Bindestriche)
  
• Gescannte Dokumente oder Dokumente, die gescannte Seiten beinhalten, wurden gar nicht durchsucht
  
  

In mehrere Iterationen entwickelten wir zusammen mit den Ingenieuren eine Suchmaschine, die die obigen Probleme löste und zunächst auch unabhängig vom Portal war.

Ergebnis

Mittlerweile verwenden über 200 Anlagenbetreiber das Portal um Ersatzteile zu bestellen. Die Suchmaschine ist Kern des Backoffice-Prozesses und wurde bereits auch in weitere Anwendungen integriert.